9月7日上午，九州体育(中国)有限公司校办、学生处、招生就业处、团委、总务、保卫、财务、教务、宣传等相关职能部门、各系部的负责人在办公楼二楼会议室召开了迎新工作协调会，为9月15日的迎新工作做准备。
　　与会人员对迎新的筹备工作与迎新工作中可能会出现的问题发表了充分的意见，进行了热烈的讨论。从各相关职能部门反映的情况来看，今年的迎新工作将会有三大亮点：一、招生就业处在今年的迎新工作中将会使用新的注册系统，将大大提高报到速度，每个学生在招生就业处报到只需20秒钟。二、财务处将使用新的财务管理系统，全部使用电脑缴费，新生将根据考生号缴费。按正常程序，每个学生交费只需1分钟。三、为了做好迎新工作，奖励先进，鞭策后进，学校将设立迎新工作奖。
　　校领导李云龙对迎新工作提了四点要求：一是要保证安全。安全稳定是干好任何事情的前提，保卫处必须做好迎新工作的安全保障工作，特别要做好人身安全、财产安全、交通安全和消防安全的保障工作。二是要服务周到，要把可能会遇到的情况想周到，要有应急预案。三是要高效有序，迎新工作是学校工作的一部分，要统筹兼顾，使学校工作平稳推进。四是要密切配合，各部门要相互协调，相互衔接。为保证迎新工作的有序、高效，他还提出了“四个到位”。即人员到位，所有工作人员要各司其职；时间到位，每个工作人员要比规定时间提前十分钟到岗，不能迟到、早退；精力到位，每个工作人员要精神饱满，要有良好的精神面貌投入工作；工作到位，每个工作人员要高度负责，完成自己分管的工作。他还特别强调了卫生问题，要求要抓好环境卫生、饮食卫生、语言卫生和个人卫生，要搞一次彻底的大扫除，清除卫生死角。
　　各职能部门表示，将各负其责，高效、有序地做好迎新准备工作，打好迎新工作这一仗。